人事がいない会社が採用で変革する打ち手を社労士が暴露

「人事担当者がいないため採用活動が思うように進まない」と少数精鋭の中小企業は感じやすいですが、それは違います。

確かに、人事のいない会社は採用基準が曖昧になったり、応募者への対応が遅れることはあります。

しかし、採用の目的や役割、進め方を整理して仕組みにすることで、採用を会社を変える戦略に落とし込むことができるんです！

本記事では社労士かつ採用支援会社経営する私が、人事がいない会社で起こりやすい問題を整理して、「採用したい人物像の明確化」「採用基準の統一」「業務の仕組み化」「教育・定着まで考えた採用」を中小企業でも実践可能な方法で解説します。

「人事がいないから採用できない」と考えている方こそ、本記事を読むことで今の人員でも始められる採用改善と、採用を通じて会社を成長させるための具体的な考え方がわかりますよ！

人事がいない会社が抱える5つの問題

人事がいない会社では、採用を誰が担当するのか曖昧になり、社長や社員の負担が集中しやすくなります。

また採用基準が定まっていないことで、会社に合わない人材を採用するというミスマッチが起こることも…

ここでは、人事がいない会社で起こりやすい問題を5つに分けて解説します。

・採用業務が社長の負担になっている
・採用したい人物像が曖昧になる
・採用活動が求人に出すだけになる
・採用後の定着まで考えられない
・採用コストをいつまでも払い続ける

自社の採用活動に当てはまる問題はないか確認して、改善ポイントを見つけましょう！

①採用業務が社長の負担になっている

人事がいない会社では、採用業務を社長が必要業務と併せて兼任するケースが多く、負担に感じています。

というのも社長は本来、経営のことを考えて動かないといけませんが、多岐にわたる採用業務を兼任するとなると、他の業務が疎かになってしまいストレスになるんですね。

例えば、応募者とのやりとりに時間を取られて本来集中すべき経営判断や事業成長の時間を奪われてしまうんですね。

まずは採用業務を洗い出して「誰が・何を・いつまでに行うのか」を明確にすることで役割分担がスムーズに進み採用業務による過重負担を防ぐことができますよ！

人事担当者を取り入れなくても、今いる社員で役割を整理して採用を仕組み化することで、負担を減らしながら採用を促進できます。

②採用したい人物像が曖昧になる

人事がいない会社では、採用したい人物像が曖昧になりやすいという問題が出てきます。

なぜなら、人手不足を優先するあまり「とにかく人が欲しい」と考えて人物像が決まらないまま採用を進めてしまうからですね。

しかし、人物像が定まっていない場合、求人内容もありきたりになり、応募者に会社の魅力が伝わりません。

その結果、面接時の「感じが良さそう」というなんとなくの判断で採用してしまい、入社後に「思っていた人材と違った…」とミスマッチに後悔する可能性が高いです！

ミスマッチを防ぐためにも、採用に動き出す前に「どんな人に入社して欲しいのか」を明確にする必要があります！

「なぜこの人材が必要なのか」まで考えることで採用の目的も明確になり、求人の内容や面接のポイントも統一しやすくなりますよ。

③採用活動が求人を出すだけになる

人事がいない会社は、採用活動が「求人を出すだけ」になってしまうことがあります。

その理由として、経営者が兼任して採用を行うことで、採用戦略を立てる時間もなく求人を放置する形になるからですね。

しかし、採用成功には求人を出した後の行動も重要なんです。

具体的に、「どんな人材に届けたいのか」「求人内容が求職者の知りたい情報になっているか」など確認して改善する工程を経て、本当に欲しい人材を獲得できるんですね。

💬応募が少ない場合は、すぐに求人媒体を増やすのではなくて「仕事内容が伝わっていないか」「求める人物像が明確になっているか」など原因を探りましょう！

人事担当者がいない会社でも、上記の求人を出す前のアクションと採用の流れを作れば、採用を形にできますよ。

④採用後の定着まで考えられない

人事がいない会社では、採用することが目的になり、入社後の定着まで考えられないケースがあります。

なぜなら、人手不足を解消するために焦って採用してしまう環境が根付いているからですね。

そうすると、教育担当者が決まっていなかったり仕事の手順が整理されていないがゆえに、新入社員が職場に馴染めずに早期離職してしまう危険が発生します！

せっかく採用しても定着しなければ、採用活動が振り出しに戻って社長や社員の負担が増えることになります。

採用は「人を入れたら終わり」ではなく、「採用した人材が長く活躍できる環境作り」まで整えることで安定しますよ！

⑤採用コストをいつまでも払い続ける

人事がいないと、採用した人材が定着せずに採用コストを払い続けるリスクがあります。

というのも、求人広告費や人材紹介への手数料など採用にかかる費用は多く、良い人材が来なければ採用コストを払い続けて企業の資金を圧迫する事態に陥りかねないからですね。

実際に、採用と退職を繰り返した結果、社長も社員も時間を奪われて生産性を上げられなかった企業も多く存在します！

採用前に仕事内容や勤務条件を正しく伝えて、入社後の教育担当の仕事の進め方も決めておきましょう！

採用コストを減らすために、求人広告の費用を削ることをする必要はありません。

「採用する→定着する→活躍する」という流れを作ることで、“採用を繰り返す会社”から“人材が長く働く会社”へ変えていくことができますよ！

採用を変えることで会社そのものが変わる4つの理由

採用は単に人手不足を解消するための活動ではなくて、仕事の進め方や社員の育成、会社の強みなどこれまで見えてなかった課題に気づくための事業戦略でもあります。

人事がいない中小企業では「どんな人を採用するのか」を考えることでミスマッチをなくして、「入社後にどう育てるのか」によって教育を仕組み化できます。

ここから、採用活動を変えることで会社そのものが変わる4つの理由を解説します。

・採用基準を作ると会社に必要な人材を見極められる
・採用活動を通して会社の魅力を言語化できる
・教育体制を整えることで定着率が上がる
・業務の整理で「誰に何を任せるのか？」が見えてくる

採用を「人を補充する作業」と考えず、会社をより良くする機会として活用する方法を確認してください！

①採用基準を作ると会社に必要な人材を見極められる

採用基準を作ることで、自社に本当に必要な人材を見極められるようになります。

その理由として、見た目だけの判断ではなく、あらかじめ決めた条件に達していない人を切り捨ててミスマッチの確率を減らせるからですね。

実際に採用基準を設けると、「誰でも採用」がなくなり、ミスマッチが起こらなくなったケースは中小企業に多いですよ！

採用基準の明確化

・なぜこの人物を採用するのか？採用するだけのスキルはあるのか？
・仕事への考え方や協調性が自社にマッチするのか？

採用基準を作ることは、採用の失敗を防ぐだけではありません。

「会社が今どんな人材を必要としているのか？」考えることで、経営課題や今後の方向性も見えてきますよ！

②採用活動を通して会社の魅力を言語化できる

正しい方向で採用活動を行うと、自社だと当たり前だと思っていた会社の魅力に気づくことができます。

というのも、「求職者から選ばれるためにはどんな良さがあるのか」「求人原稿でどう魅力を伝えたら行動してもらえるのか」と求職者の心理で考える工程で魅力を発見できるんですね。

新人でも成長できる環境をアピールする場合

・毎週金曜日に新規提案ミーティングを実施しています。昨年は入社1年の社員のアイデアが新規事業として採用されました。失敗した場合も改善点のフィードバックがもらえるため、安心して挑戦できる環境があります。

上記は一例ですが、求人原稿をこのように変えて魅力を正しく伝えることで、応募数が急激に増えたりします！

そして整理した魅力は応募者増加だけでなく、自社の社員が改めて会社の強みを理解して、価値を再確認してもらえるきっかけにもできますよ。

③教育体制を整えることで定着率が上がる

採用した人材に長く働いてもらうには、入社後の教育体制が整備されていることが必須です。

なぜなら、入社した社員が手探りで仕事を覚える場合「何をすればいいのか、誰に聞けばいいのかわからない」と悩んで早期離職の引き金となるからですね。

この状況を防ぐには「入社後に覚えて欲しい業務をあらかじめ決めておく」「教育担当者を決める」「入社後1週間・1ヶ月などのタイミングで面談を行う」といった方法が有効ですよ！

また、教育内容を一度作って終わりではなく、新入社員がつまづいた点から現場の意見をもとに定期的に改善しましょう。

教育の質が高まれば、社員の教育コストを抑えることに繋がります。

人事担当がいない会社でも教育を仕組み化することで、新入社員の不安を減らし人が辞めない組織にできます！

④業務の整理で「誰に何を任せるのか」が見えてくる

採用活動を見直す時は、新しい人を採用する前に現在の業務を整理することで仕事の効率が上がるメリットを得られます。

というのも、「社長の仕事」「経験のある社員が担う仕事」「新人が覚える仕事」を分けると、役割分担が区別できるので無駄に気づきやすくなるんですね。

事務作業や定型業務を整理する場合

・マニュアルを作成して属人化を防ぐ
・ITツールやAIの活用で作業そのものを効率化する

このように業務整理すると、「人が足りないから採用する」ではなく「会社のどの部分を強化するために採用するのか」が明確になるので、会社として本当に必要な人材を絞って採用することができますよ！

採用活動は人手不足を埋めるためのものではありません。

採用活動は、業務を整理し役割を可視化して、社長や社員の負担を減らすことで効率的な利益を生み出す施策ですよ。

人事のいない会社が採用で会社を変える打ち手5選

人事のいない会社では、社長が兼任することも多いので負担が大きくなります。

しかし、人事担当者を採用しなくても、採用の進め方を見直すことで会社を変えることができます！

限られた人数での中小企業だからこそ「人手が足りないから採用する」という考え方から「会社の課題を解決してくれる人材を採用する」ことが不可欠なんです。

ここから、人事がいない会社でも実践できる、採用を会社の成長につなげるための具体的な打ち手を5つ紹介します！

・採用支援を活用して成功確率を上げる
・採用業務を仕組み化して属人化を防ぐ
・求人が来ない理由を深掘りして適切な対策をとる
・定着できる組織環境を整える
・社長が採用から離れて良い状態を作る

①採用支援を活用して成功確率を上げる

採用業務を社長が兼任している時は、採用支援会社を利用すると解決できます。

なぜなら、時間と工数のかかる採用業務を取りまとめて依頼できるのに加えて、人材のミスマッチを避けられるので、採用負担をかけずに良い人材確保もできるからですね。

採用は、成果が出るまでに一定期間を要して、次なる施策を考えて実行しないといけないので、正しい方向性で進むのに社長が担ってはリソースがたりません。

仮にそのまま採用を放置していると、結果的に求人広告費を払い続けて余計な支出が増えて企業の資金が削られることも…

採用は一人で抱え込まずに結果を出せる採用のプロに任せることで人手不足問題を解決できる確率が高まりますよ！

私が運営する“ヒトカラ”は中小企業様を対象に支援しており、採用に関するほんの小さなお困り事も承っております。

②採用業務を仕組み化して属人化を防ぐ

人事がいない会社では、採用業務が社長や特定の社員に集中して担当者が変わると採用が止まることがあります。

なので、採用を安定して続けるために担当者の経験や感覚に頼らずに、誰が任されても同じ基準で進められる仕組みを作ることが重要です！

採用の仕組み化の具体例

・応募があったら24時間以内に連絡を返す
・面接で話す質問を固定する
・採用基準に沿った合否判断を実施

採用業務を仕組み化すると社長や社員の負担を軽減できます。

そして、効率化によって採用活動の流れが見えるようになるので、「なぜ応募が少ないのか」「何を改善すべきなのか」が分かってきます！

人事担当者がいない会社だからこそ、採用業務を見える化して誰でも進められる状態が作れて、安定した組織が実現できるんですね。

③求人が来ない理由を深掘りして対策をとる

「求人を出しているのに応募が来ない」時は、原因を突き止めてから対策をとることで採用で成果を上げられます！

というのも、ただ求人を出すだけだと応募を待つだけで時間が過ぎたり、ミスマッチが起きて早期退職を引き起こす恐れがあるからですね。

例えば、「求人を見られていない」なのか「求人を見られているけど応募されていないのか」によって対策は変わります。

求人が見られていない場合…掲載する媒体や求人タイトルを変更する
求人が見られているのに応募がない場合…仕事内容や給与、会社の魅力を求職者に刺さる文言に変える

さらに、応募数だけでなく、求人の閲覧数や応募率、面接に進んだ人数を記録すると、採用活動の問題点を把握できますよ！

応募が来ない時こそ、「原因を数字や応募者の反応から深掘りして、課題にあった対策をとる」ことが欠かせません。

④定着できる組織環境に変える

採用に成功した後の定着支援が、早期離職を防ぐ鍵になります。

定着支援とは、入社後のフォローであったり研修制度のことですね。

定着支援が必要な理由として、いざ入社しても的確な指示がなく現場に出されて混乱した結果、すぐに辞めてしまうといった事例が頻発しているからですね。

具体的な定着支援

・上司との定期的な面談の実施などアフターフォローを行う
・独り立ちできるまで丁寧な研修を実施する
・定例ミーティングなど従業員同士でコミュニケーションをとる機会を設ける

企業側から求職者に寄り添った対応ができる企業は、少人数でも人が辞めずチーム力の高い組織になりますよ。

会社の将来を担う人材の力で大きく成長させましょう！

⑤社長が採用から離れて良い状態を作る

社長が採用から離れて本来の経営戦略に時間を使うことで、企業は安定します。

もちろん、採用において会社の方向性を決める社長の存在は大事です。

ですが、社長が全てを担う必要がないので「社員や外部に任せられる仕事」に切り分けましょう！

具体例

社長が担当する業務…「採用したい人物像を決める」「最終的な判断を下す」
社員や外部に任せる業務…「求人作成」「応募者とのやりとり」「面接日の日程調整・対応」

また、繰り返しですが採用基準や手順をマニュアル化しておけば、社長が細かい指示を出さなくて済むので、採用がよりスムーズになります！

社長が採用業務を手放すことは、会社を次のフェーズに進めるために欠かせない工程ですよ。

人事がいなくて社長の負担が大きかった会社が理想の人材を獲得できた実例

私が運営する「ヒトカラ」で以前支援させていただいた企業様の事例をお伝えします！

その企業様は、離島「小笠原」の観光会社でツアーガイドの募集が来ないことに悩んでいました。

当初の採用の悩みとして、「従業員が減りすぐに採用したかったが、求人を出しても応募者が来ない。選考基準に達していない人材も採用してしまいミスマッチが発生した。自社の採用基準に合った人材を採用したい。」という課題が複数ありました。

また、少数体制の企業だったゆえに経営者様が自ら採用業務をせざるを得ず、「どうしても採用が疎かになってしまう」という問題点もありました。

そして、小笠原は離島のため、採用選考はオンラインのみでしか行えないことや、入社とともに完全に島への移住となるため、採用が難航すると予想…

ところが、課題が複数ある中でも当社が支援を始めて4ヶ月で第二新卒者25歳女性、高校新卒者18歳男性の採用に成功したんです！

当社が採用をお手伝いする中で工夫した点

・求人原稿の表現や情報量の改善
・掲載する求人サイトを増やし、求人の露出を広げる
・ダイレクトリクルーティングの実施
・当社にて一次面接まで対応し、経営者様の採用における工数を大幅に削減したことにより応募者を増やし、自社のペルソナに合った人材の選考を余裕を持って行う

観光業は人手不足が深刻化しており、移住のリスクもあって採用が難しい業種ですが正しい戦略を練ることで理想の採用を実現できます！

人事担当者がいないけれど、経営に集中する時間を増やしつつ採用も成功させたい経営者様はぜひ“ヒトカラ”にご相談ください。

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人事がいない会社がやってはいけない採用方法3選

人事担当者がいない会社では、採用にかけられる時間や人手が限られているので、目先の人手不足を解消することを優先してしまいがちです。

しかし方法を間違えると、採用できてもミスマッチや早期離職につながり、社長や社員の負担がさらに増えるので危険です！

なのでここからは、人事がいない会社が避けたい採用方法3つを紹介します。

・とにかく求人媒体に掲載する
・「人手不足だから」と誰でも採用する
・社長が一人で採用業務を兼任している

なぜ問題が起こるのかを理解し、失敗を避けて効率的に採用を進めましょう！

①とにかく求人媒体に掲載する

人事がいない会社では、応募者を増やすために「とにかく求人媒体を増やして露出しよう」と考えてしまうケースがあります。

ですが、採用したい人物像や採用の目的が曖昧なまま求人を出しても、求める人材は集まりません。

重複しますが、求人を出す前に「どんな人材を採用したいのか」「その人材に何を任せて事業にどんな影響をもたらすのか」を明確にすることが必要です。

実際に、ターゲット設定をせずに求人媒体を増やした結果、期待した応募者が来なかった事例は社員の少ない中小企業に多いです！

採用は、求人媒体の数を増やせば成功するわけではありません。

求める人材を明確にした上で求職者に刺さる求人を作り、反応を見ながら改善することで欲しい人材に届くようになりますよ！

②「人手不足だから」と誰でも採用する

人手不足の状況が続くと現場は苦しくなるので、「応募してれた人材をできるだけ採用しよう」と考えてしまいます。

しかし、採用基準を定めずに採用すると、入社後に仕事内容や会社の理念に対するミスマッチが発生するリスクが起こります！

中小企業に特に多い事案として、印象の良かった求職者が入社後に「思っていた仕事内容と違った」「体制が整っていないので放置されて何をすればいいかわからない」と早期離職へと至っています！

なので、ミスマッチを防ぐためにも採用の目的をはっきりさせないといけないんですね。

採用前に決めること

・なぜ採用するのか
・どんな仕事を任せるのか
・その仕事にどんな能力が必要なのか

上記を整理すると、求人原稿がターゲットに絞った文章にできますし、採用基準が明らかになって面接官の独自判断を防げますよ！

自社に必要な人材を見極めて、入社後に活躍できる環境を整えることで、採用の悩みから脱却して事業成長に向かう筋道が見えてきます。

③社長が一人で採用業務を兼任している

人事がいない会社では、社長が求人作成から応募者対応、面接合否判断まで採用全てを抱えることがあります。

そうすると、社長が本来取り組むべき経営や事業の仕事に時間を使えなくなり、結果としてどれも中途半端になる事態に陥るんですね。

そして、社長しか採用が進められないと、社長が忙しくなった時に止まってしまいます。

せっかく応募してきた有能な人材を、連絡が遅れたことで取りこぼすケースは多いですし、非常にもったいないです！

採用業務を分担して、仕組みとして運用できれば社長の負担を減らしながら採用活動にも注力できますよ。

社長一人が抱え込むのでなく、会社全体で支えられる状態を作りましょう！

まとめ

ここまで、人事担当者がいないことで採用が負担になったり、事業成長を遅らせる危険性があることなどお話ししました。

結論、人事担当者がいない会社でも採用活動を見直すことで、会社に必要な人材が明確になるだけでなく、業務の整理や教育体制が整って、組織に好循環が巡ってくる流れを作れるんですね！

人事がいない会社だからこそ「人を採用すること」だけを目的にするのではなく、「採用をきっかけに仕組みそのものを変えていくこと」が重要です。

まずは現在の採用状況や課題を整理して、自社にできることを一つずつ改善していきましょう。

それでは本記事のおさらいをします。

人事がいない会社が採用で抱える5つの課題

・採用業務が社長の負担になっている
・採用したい人物像が曖昧になる
・採用活動が求人を出すだけになる
・採用後の定着まで考えられない
・採用コストをいつまでも払い続ける

採用を変えることで会社そのものが変わる4つの理由

・採用基準を作ると会社に必要な人材が見極められる
・採用活動を通して会社の魅力を言語化できる
・教育体制を整えることで定着率が上がる
・業務の整理で「誰に何を任せるのか」が見えてくる

人事のいない会社が採用で会社を変える打ち手5選

・採用支援を活用して成功確率を上げる
・採用業務を仕組み化して属人化を防ぐ
・求人が来ない理由を深掘りして対策をとる
・定着できる組織環境を整える
・社長が採用から離れていい状態を作る

人事担当がおらず、採用活動を経営者自ら行っている企業様はぜひ「ヒトカラ」にご相談ください。

企業様と一緒に伴走して、最適な方法で問題を解決しますよ。

それでは、最後までご覧いただきありがとうございました。

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投稿者プロフィール

山﨑香織: 山崎香織（やまざきかおり）｜社会保険労務士・「ヒトカラ」代表
中小企業の採用・労務問題に特化したコンサルティングを行う。
企業の「ヒト」に関する課題を根本から解決するため、採用代行（RPO）サービス「ヒトカラ」を立ち上げる。

長年にわたり労務管理および人材採用の現場に携わり、これまでに多数の中小企業の組織づくりを支援。採用戦略の立案から、Indeed等の求人メディアを活用した母集団形成、単なる求人原稿の作成や応募受付にとどまらず、社労士としての専門知識を活かした「労務環境の整備」、採用後の「助成金活用」「離職防止・定着支援」「キャリアコンサルティング」を組み合わせた、独自の『定着する採用の仕組み化』を提唱。
現在は「採用・労務のプロ」として、企業の持続的な成長に伴走している。