【経営者必見】仕組みづくりがうまい人は会社が変わる！社労士が最適解を公開

「社員によって仕事のやり方が違う」「特定の社員がいないと仕事が進まない」「社長自身が細かい業務まで指示しないと会社が回らない」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

さらに、社員が増えるほど管理が難しくなり、会社を成長させたいのに経営に集中できないという問題もあります。

結論からいうと、仕組みづくりがうまい人は、仕事を自分だけで抱え込まず、誰が担当しても同じように進められる状態を作れる人です。

この記事では、仕組みづくりがうまい人の特徴、仕組みづくりの導入するタイミング、仕組みづくりの5ステップ、仕組みづくりを始める3つの注意点を採用コンサル会社を経営する社労士が解説します！

本記事を読むことで、「なぜ会社の仕事が人に依存しているのか」がわかり、「自社の業務をどこから仕組み化すればよいのか」判断できるようになりますよ！

経営者が現場の仕事に追われず、会社の成長に集中できる環境を作るためにも、ぜひ参考にしてください。

仕組みづくりがうまい人とは？

「仕組みづくりがうまい人」とは、単に仕事が早い人ではありません。

自分の経験や能力に頼らず、誰が担当しても同じように仕事を進められる状態を作れる人のことを指します。

仕組みづくりがうまい人は、業務を整理し、手順やルールを明確にすることで、特定の社員への業務の偏りを改善します。

ここから、仕組みづくりがうまい人に共通する考え方や行動の特徴を詳しく解説しますね。

①業務の属人化を防ぐ

「業務の属人化」とは、特定の社員しか仕事の進め方や判断方法を知らない状態です。

仕組みづくりがうまい人は、業務の手順や判断基準を整理して「業務の属人化」を未然に防いでいます。

なぜなら、誰が担当しても一定の品質で仕事ができる状態こそがトラブルを引き起こさない要因だと理解しているからですね。

具体的な施策例

・業務マニュアルやチェックリストを作成して担当者の知識・経験を言語化する
・一人で仕事を行うのではなく、チームで対応できる体制を作る

「人がいないと仕事が進まない会社」から「仕組みがあるから仕事が回る会社」へ変えることで、仕組みづくりを通じて会社を成長させることができますよ！

②仕事を細かく分解できる

仕組みづくりがうまい人は、仕事を一つの大きな作業として考えず細かい工程に分けて無駄な業務を削ぎ落とします。

その理由として仕事の分解をすることで、重複している作業を見つけて問題点に合わせた改善策を実行できるからです。

例えば、「新人を採用する」という仕事でも、求人内容の作成、応募者への連絡、面接、合否判断、入社手続きなど業務は多岐に渡ります。

これらを細かく分けることで「どこに時間がかかっていて無駄なコストが発生しているのか？」が発見できるんですね！

「仕事が上手くいかない」と考えるのではなく、「どの工程に問題があるのか」まで掘り下げることで再現性のある“仕組み”を作ることができますよ。

③業務全体を見て改善できる

仕組みづくりができる人は、目の前の仕事だけを見るのではなく、業務全体の流れをみて改善できます。

なぜかというと、「この作業は何のために必要なのか？」と細かいところまで疑問を抱いて、より効率的に利益を生み出せる環境を考え続けているからですね。

例えば、データ入力など定型業務を自動化ツールを駆使して負担軽減する施策を日々考えて実行にうつしたりします。

ただ、一人の社員が孤軍奮闘しても組織は変わらないので、部署間の連携や情報共有にも目を向けて業務全体の問題を見つける環境設定は必要ですね。

一部分だけを改善するのではなくて、仕事の流れを最初から最後まで確認することが効果的な仕組みづくりに繋がります。

全体を見て改善できる人がいると、社員の負担軽減から品質の安定まで叶えて、会社の基盤が強固になりますよ！

④一度作った仕組みを改善できる

仕組みづくりがうまい人は、一度作った仕組みをそのまま使い続けるのではなく、実際の運用をみながら改善します。

その理由として、会社の状況や社員の人数、内容が変われば今まで上手くいっていた仕組みも合わなくなることがあるからですね。

例えば、マニュアルを作ったものの「手順が多くて使いにくい」「実際の業務と内容が違う」などの意見も出たりするので、社員の声を聞きながら内容を修正してより使いやすいものに変えていく必要があるんです！

仕組みを改善するときは「何となく変える」のではなく、ミスの件数や作業時間など数字を確認することで変化が視覚化されるので成果が出やすくなりますよ！

「作る→使う→問題を見つける→改善する」という流れを繰り返すことが、仕組みづくりがうまくなる秘訣です。

会社が仕組みづくりを導入すべき3つの条件

会社に仕組みづくりを導入するべきか迷っている経営者もいるでしょう。

仕組みづくりは、会社の規模に関係なく、業務の属人化や社員の負担が増えている場合に特に有効です。

実際に今、「特定の社員しかできない仕事がある」「社員によって仕事のやり方が違う」「新人教育に時間がかかる」といった状態の場合、仕組みづくりを始めるサインです。

仕組みを整えることで、仕事の進め方を統一し、社員が自分で判断できる環境を作りやすくなりますよ。

ここから、会社が仕組みづくりを導入すべき4つの条件を紹介します。

・特定の社員に業務が集中している
・社員が現場から離れられない
・社員によって仕事の進め方が違う
・新人教育に時間がかかりすぎる

自社に当てはまるものがないか確認してみましょう。

①特定の社員に業務が集中している

特定の社員に業務が集中している会社は、仕組みづくりを導入するタイミングです。

なぜなら、「この仕事は〇〇さんしかできない」という状態が続くと、その社員が休んだだけで業務が止まったり、本人の負担が大きくなるからですね。

実際に、経験豊富な社員に仕事が集まりすぎて本人が疲れてしまい、退職につながる事例が起きてますよ！

まずは誰がどの業務を担当しているのか把握して、業務の偏りを洗い出しましょう。

業務を一人に任せきりにせずにチームで共有できる仕組みが、社員の負担を減らしてトラブルの発生にも難なく対応できる組織へと成長しますよ！

有能な社員が抜けた結末はこちらの記事を参考にしてください。

エース社員の退職は企業変革の時！必ず実行すべき4つの改善策を社労士が発表

②社長が現場から離れられない

社長が現場の仕事から離れられない会社も、仕組みづくりを導入するタイミングです。

なぜなら、社長は会社の将来を考えて新規開拓したり、経営に携わる立ち位置でないと事業が下降していくからですね。

中小企業の社長は、人員不足から現場を離れられないケースもありますが、結局大事な戦略の部分が抜け落ちたことで利益が下がり続けた会社も存在しますよ！

まずは、「社長でなければできない仕事」と「それ以外の仕事」に切り分けてみましょう。

社長がやらなくていい仕事は、手順や判断基準を整理して権限委譲するといいですよ！

経営者がストレスを抱え込みすぎた時の対処法は下記記事をご覧ください。

【急務】経営者のストレスが半端ない時に不可欠な施策5選を社労士が暴露

③社員によって仕事の進め方が違う

社員によって仕事の進め方が違う場合も、仕組みづくりを取り入れるべきですね。

なぜなら人によって方法が異なると、同じ時間でも所要時間や成果に差が生まれたり、仕事をスムーズに引き継げない問題が発生するからですね。

例えば、営業で「Aさんはすぐに顧客に連絡するが、Bさんは社内確認してから連絡する」といった違いがあると、対応の早さに差が出て顧客が不満を抱く要因になりかねないです！

繰り返しですが、業務の基本的な手順や判断基準を決めて、社員全員が同じ流れで進められるようにマニュアルやチェックリストの活用が有効ですよ。

❗️ただし、全ての業務を細かく決める必要はありません。社員の工夫を活かしながら「ここだけは統一する」というポイントを決めて組織で回せる会社を目指しましょう。

④新人教育に時間がかかりすぎる

新人教育に時間がかかりすぎている会社は、仕組みづくりで問題解消できます。

その理由として、先輩社員が一から仕事を教えていると教育する側の負担が大きくなったり、人によって教え方が違うので新人の成長に差が生まれるからですね。

実際に「見て覚えて」「わからなかったら聞いて」の教育方針では、仕事を覚えるまでに時間がかかるだけでなく教育担当が他の業務に集中できず会社の生産性が落ちる事例も起こってますよ！

すぐにできる改善方法として、新人が覚えるべき業務を洗い出して手順などガイドラインを作成しましょう。

仕組みが整うことで新人が早く仕事を覚えて、教育コストを大幅に削減できます。

仕組みづくりがうまい会社になるための施策5選

仕組みづくりが出来ている会社は、特定の社員や社長に頼らず誰が担当しても仕事が回り続ける体制が仕上がっています！

しかし、単にマニュアルを作るだけでは失敗する確率が高くなるんです…

業務の流れを理解して社員が使える仕組みに変えた上で定期的な改善が欠かせませんよ。

ではここから、仕組みづくりがうまい会社になるための施策を5つ紹介します。

・業務の流れを見える化する
・DX化の導入
・仕事の手順やルールを統一する
・マニュアルやチェックリストを作成する
・定期的に仕組みを見直す

自社に取り入れてリスクを避けつつ事業成長を果たしましょう！

それでは解説します。

①業務の流れを見える化する

仕組みづくりを始める前に、まず社内の業務がどうやって進んでいるのかを見える化しましょう。

その理由は、業務の流れが掴めないと「どこに無駄があるのか」「誰に負担が集中しているのか」を判断できないからですね。

具体例「問い合わせの場合」

・問い合わせを受ける
　　　　↓
・担当者へ共有する
　　　　↓
・顧客へ連絡
　　　　↓
・データを記録する
　　　　↓
・担当者の動きを見る

業務の流れを探す中で、「特定の社員しかできない業務」や「同じ内容を何度も確認している作業」など問題が見つかれば、そこに合わせた改善案が思い浮かびますよ！

業務の流れの見える化は社員の迷いもなくせます。

「誰でも安心して業務に取り組める状態」を作ることが仕組みづくりの第一歩ですよ。

②DX化の導入

DX化の導入で、業務の効率化と事業躍進のメリットを得る仕組みを作ることができます！

DXとはデジタル技術を活用して、業務やビジネスモデルに優位性を与える施策のことです。

なぜDXが必要かというと、事業に対し正確にインパクトを与えるには、顧客の体験を最大化させる取り組みが必要だからですね。

DX化の導入例

・小売、飲食… スマホアプリから事前注文・決済を済ませて店舗で待たずに受け取る仕組みや、AIによる需要予測でフードロスを減らす取り組み。
・製造業…センサーとIoTを機械につないで故障を事前に予知し、メンテナンスのコストや停止時間を減らすスマートファクトリー。

「効率化でコスト削減」に加えて「顧客に価値を与えて利益を得る取り組み」が仕組みをより強固にしてくれますよ！

③仕事の手順やルールを統一する

社員によって仕事の進め方が違う場合、基本のルールや手順を統一することが必要です。

その理由として、担当者によってやり方が違うと仕事の質に差が出たり、急な休みに対応できない事態も考えられるからですね。

例えばすぐにできる取り組みとして、顧客からの問い合わせに「すぐ担当者へ共有」「当日中に返答する」「対応内容を記録して次に活かす」など最低限のルールを決めておくと社員ごとの対応のばらつきも防げますよ。

気をつけるべきは、「ここだけは揃えたい部分」と「社員が自由に工夫できる部分」を割り切らないと施策の効果が半減することもあります！

ルールの統一は、結果として属人化を防ぎ、“チームでフォローし合える強い組織”へと変容できますよ。

④マニュアルやチェックリストを作成する

仕組みを会社で定着させるには、決めた仕事の手順やルールをマニュアルに落とし込むことが必須です。

なぜなら、口頭で説明するだけでは、人によって内容が変わったり時間とともに忘れることもあるからですね。

具体例

・新人教育は優先順位付けした手順に沿って進める
・チェックリストで作業の抜け漏れを防ぎロスをなくす

よくミスが起こっている業務や特定の社員にしかできない仕事から優先して取り掛かると仕組み化がうまく回りますよ！

「わかりにくい」「もっとこうすればより良い物になりそう」など実際に手を動かしてみて気づくことも多いので、修正を加えながら質の高いマニュアルを作り上げましょう。

⑤定期的に仕組みを見直す

仕組みは一度作ったら終わりではなくて、改善することで精度が高まります。

なぜなら、会社の規模や社員、業務内容が変われば今までうまく機能していた仕組みも噛み合わなくなるからですね。

例えば、「マニュアルの手順が現在の業務に合っていない」「チェック項目が多すぎて使わなくなり自然消滅した」の問題を放置せずにすぐ修正することで、仕組み化は軌道にのることができます！

見直す際は“作業時間、ミスの件数と社員の意見”を確認して実行できると、仕組みの変更で本当に業務が良くなったのかを判断できるようになります。

一度完成したものをそのままにするのではなく、常に改善する姿勢を持つことが仕組みづくりがうまい会社の必須要件ですよ。

中小企業が仕組みづくりをする時の3つの注意点

中小企業が成長するためにも、仕組みづくりは欠かせません。

しかし、仕組みを作れば必ずうまくいくわけではなくて、現場に合わない仕組みだったり作って満足すると、かえって従業員の負担となるケースもあります。

なのでここから中小企業が仕組みづくりをする時の注意点を3つ紹介しますね！

・最初から完璧な仕組みを作ろうとしない
・現場の社員を巻き込んで仕組みを構築する
・仕組みを作っただけで満足しない

無理なく現場に馴染む仕組みを作り、業務効率化と負担軽減を目指しましょう！

①最初から完璧な仕組みを作ろうとしない

仕組みづくりは、最初から完璧なものを作ろうとしないことが大切です。

なぜなら、細かいルールや手順を決めようとすると「仕組みの作成」が目的になってしまって運用がなかなか始められないこともあるからですね。

特に中小企業の場合は、事業内容や従業員の変化で組織に大きな影響を与えるので仕組み化もアップデートしていかないといけません！

繰り返しですが、まずは実際に従業員が使ってみて、問題点を確認しながら少しずつ修正をすることで仕組みは形になってきます。

現場で働く従業員が使いやすい仕組みを作ることが会社の安定に繋がりますよ。

②現場の社員を巻き込んで構築する

仕組みづくりを成功させるには、経営者だけで決めるのではなくて実際に業務を行う現場の社員を巻き込むことが必須です。

その理由として、経営者から見ると効率的でも現場では「手間が増える」「仕組みが業務と合っていない」と感じるケースは往々にしてあるからですね。

実際に、中小企業がトップダウンで仕組みを進めた結果、裏でルールが無視されたり従業員の不満からパフォーマンス低下という事案も発生しています！

「経営者が仕組みを作って社員に守らせる」のではなく、「社員と一緒に作って育てる」方法が仕組み化の効果を発揮できるんです。

経営者が俯瞰して検証できることが、現場に良い効果を与えますよ。

③仕組みを作っただけで満足しない

重複しますが仕組みづくりは、マニュアルやルールを作っただけで終わらせると効果を期待できません。

なぜなら、どれだけ丁寧に仕組みを作っても、現場の社員が気持ちよく仕組みを実行できなければストレスとなりえるからですね。

なので注意点として、「仕組みを導入した後は社員が活用できているか」「現場に問題が起きていないか」を定期的に見直しましょう！

中小企業は規模的に仕組みの成果が早く出やすいですが、慢心せずに改善をすることで持続的な効果を得られますよ。

周期的な改善は現場にマッチした仕組みへ変化するでしょう。

仕組みづくりが難しいと感じた時の解決策3選

中小企業の仕組み化は「何から始めればいいかわからない」「始めてみたけど正しい方向を向いているのかわからない」と悩む経営者も少なくないです。

仕組みづくりは業務の整理からルール設定、現場への浸透までが一貫した流れなので、難しいと行きつまることは自然なことですね。

とはいえ、改善策が分からないとせっかくの施策が徒労に終わってしまうので、ここから仕組みづくりが難しいと感じた時に取り組むべき解決策を3つお話しします！

・第三者に相談することで課題を客観視する
・優秀な社員に頼りすぎない組織にする
・社長が経営に集中できる環境を整える

出来ることから段階的に進めることで、現場に沿う仕組みを作り上げることができますよ。

①第三者に相談することで課題を客観視する

仕組みづくりが難しいと感じた時は、第三者に相談することも効果的です。

なぜなら、経営者のみで思考していると自社の業務や課題を当たり前のものとして捉えてしまい、改善点に気づかないこともあるからですね。

第三者に相談することで「社内では見落としていた業務の無駄や属人化の作業」「他社の事例を踏まえて専門家の視点で改善案が見つかるなどメリットが得られますよ！

悩みに基づく主な相談先

・採用を強化したい…採用コンサルティング会社
・人事や労務を仕組み化したい…社労士
・ITツールによる実務の自動化を進めたい…DX・ITコンサルティング会社

私が運営する“ヒトカラ”は中小企業に特化した採用コンサルティングでして、社労士の視点を入れつつ成果に直結する支援が実現できますよ！

　＼採用を仕組み化して事業の安定が図れる！／

まずは採用コンサルティングを覗いてみる

②優秀な社員に頼りすぎない

仕組みづくりを進める上で気をつけることとして、優秀な社員に頼りすぎない点があります。

その理由として、仕組みを作ったとしても次第に特定の社員に仕事が偏る場合もあり、その社員が休んでしまったら業務が止まるというリスクとなるからですね。

中小企業は特に、仕組み化を取り入れても優秀な社員に頼りがちですが、負担となっていることに気づかず突如離職されることもあるので危険なんです！

属人化の業務を洗い出して、誰でも対応できるチームにしていくことが先決です！

「できる人に任せる」ではなく「誰が担当しても一定の品質を保てる」状態にすることが仕組み化が結実しますよ。

③社長が経営に集中できる環境を整える

仕組み化を取り入れた後は、社長が経営戦略や営業活動など事業拡大に直結する動きができると会社は安定します。

なぜなら、仕組み化したのに社長が現場に入ると、結局事業を伸ばすための時間が失われて状況が変わらないからですね。

実際に経営がうまい社長は、仕組み化を取り入れた後は導入後の従業員の様子を伺うなど、社長としての立ち位置をブラさずに空いた時間で事業成長に注力していますよ！

「社長が対応すべき業務」「他社に任せた方がいい業務」を区別することで、リスクを減らしつつ成果を出せる方向に進めますね。

経営者本来の仕事に集中する時間が増えるほど、悩みも解決できるようになります。

まとめ

仕組みづくりを成功させるには、最初から完璧なものを作ろうとしないことがコツです。

また、迷った時は現場の社員のみで解決せずに専門家の意見を聞くことで、最短で成果に結びつくことができますよ！

繰り返しですが仕組みづくりは、一度作って終わりではなく「作る→運用する→問題点を見つける→改善する」を回し続けることで、自社にあった仕組みへと完成されていくんです。

仕組み化して、業務効率化のみならず事業を成長させるために一歩踏み出してみましょう！

それでは本記事のおさらいをします。

仕組みづくりがうまい人とは？

・業務の属人化を防ぐ
・仕事を細かく分解できる
・業務全体を見て改善できる
・一度作った仕組みを改善できる

会社が仕組みづくりを導入すべき4つの条件

・特定の社員に業務が集中している
・社長が現場から離れられない
・社員によって仕事の進め方が違う
・新人教育に時間がかかりすぎる

仕組みづくりがうまい会社になるための施策5選